Née en 2014 d’un extraordinaire élan de solidarité, la loi autorisant le don de jours de repos entre collègues, dite loi Mathys, permet aujourd’hui à tous les aidants éligibles au congé de proche aidant de bénéficier de la même générosité. Que disent précisément les textes ? Comment communiquer ? Comment collecter et allouer ces jours ? Conseils pratiques.
Comment les collecter, les gérer et les allouer aux salariés aidants ?
D’une initiative spontanée à une modification significative du Code du travail : quand les collègues de Christophe Germain décident de lui offrir 170 jours de RTT, hors de tout cadre légal, pour lui permettre d’accompagner son fils Mathys atteint d’un cancer du foie, ils n’imaginaient certainement pas que des millions de salariés aidants pourraient un jour bénéficier de la même solidarité. Des dons anonymes, réalisés de manière volontaire et sans contrepartie, que le service des ressources humaines va devoir gérer. Les textes réglementaires étant plutôt succincts, les procédures méritent d’être réfléchies : organiser le don de jours de repos au sein de son entreprise, ça ne s’improvise pas.
Etape 1 : maîtriser les règles en vigueur en matière de don de jours.
Le don de jours de repos intra-entreprise permet à tous les salariés qui le souhaitent de renoncer au nombre de jours de leur choix en faveur d’un ou de plusieurs collègues se trouvant dans les situations suivantes :
- Parent d’un enfant gravement malade,
- Proche aidant éligible au congé de proche aidant.
A noter :
Les dons possibles en faveur d’un salarié de la même entreprise, mais pas entre salariés d’entreprises différentes appartenant à un même groupe.
Les donateurs peuvent puiser dans :
- Leurs jours de RTT.
- Leurs jours de récupération.
- Les jours de congés à partir de la cinquième semaine.
- Les jours donnés peuvent provenir d’un compte épargne temps (CET).
Pour le bénéficiaire, ces jours sont considérés comme des jours de travail effectifs : il conserve donc sa rémunération, les droits liés à l’ancienneté…
Etape 2 : sensibiliser les salariés & informer les aidants de leurs droits.
Pour inciter les salariés qui le souhaitent à donner des jours et informer les aidants de leurs droits, il va falloir communiquer.
Idéalement, au moins une fois dès que le dispositif interne est opérationnel puis a minima à chaque communication concernant le compte épargne temps. La collecte peut avoir lieu à tout moment de l’année : en guide de piqûres de rappel, des campagnes de communication régulières permettront de sensibiliser les salariés au fil du temps.
A noter :
Mieux vaut demander aux salariés aidants s’ils sont d’accord pour qu’une campagne soit lancée, surtout dans les petites et moyennes entreprises : certains n’auront pas envie d’attirer l’attention sur leur situation.
Au-delà des campagnes, la marche à suivre doit être accessible à tous, en version physique (affichage) ou numérique (document ouvert sur le réseau interne par exemple). Pour sensibiliser les nouveaux arrivants, la possibilité de donner ou de disposer de jours donnés peut être mentionnée dans les documents d’accueil.
Etape 3 : collecter les dons en pratique.
Les salariés qui souhaitent offrir des jours doivent impérativement en faire la demande à l’employeur, ce dernier devant donner son accord.
Pour faciliter la procédure, il sera utile d’élaborer un formulaire spécifique, précisant le nombre et le type de jours que le salarié souhaite donner (congés, RTT…).
Charge au service des ressources humaines de vérifier que les jours donnés remplissent les conditions requises dans les textes réglementaires (cf. ci-dessus) et que le donateur dispose d’un solde de congés suffisant.
Le formulaire peut aussi mentionner à quel collègue le demandeur souhaite faire don de ces jours. Mais l’entreprise peut aussi faire le choix de mettre en place un fonds de solidarité commun ouvert à tous les aidants éligibles.
Etape 4 : gérer les jours donnés dans les règles.
Certains logiciels de gestion de congés permettent d’automatiser la collecte et l’attribution des dons de jours, mais ce n’est pas le cas de tous. Il faudra alors être vigilant sur la mise à jour des compteurs de congés.
A noter :
Les dons étant anonymes, seul le service RH peut tenir la liste des salariés donateurs, liste qui ne doit pas être communiquée au bénéficiaire.
Etape 5 : attribuer les dons aux aidants.
Pour bénéficier de jours supplémentaires, le demandeur doit fournir un certificat médical détaillé, établi par le médecin traitant du proche aidé. Ce document doit stipuler la gravité de la perte d’autonomie et précisé qu'une présence soutenue de l’aidant et des soins contraignants sont indispensables.
Le service RH devra vérifier l’éligibilité du salarié avant d’accorder ces jours. Mais au-delà de ce rôle de contrôle, l’équipe des ressources humaines peut aussi se saisir de l’occasion pour proposer un entretien au salarié aidant, afin de faire le point sur la situation et l’orienter si besoin vers d’autres formes de soutien.
